Søfartsstyrelsen anbefaler, at rederiet aftaler en plan for afholdelse af synet senest 14 dage før synet i samarbejde med den skibsinspektør, som skal udføre det.
Udgangspunktet er, at synet skal foretages, når skibet er i drift og har passagerer om bord. Såfremt dette ikke er muligt fx på grund af skibets størrelse, kan der laves en individuel aftale. Rederiet skal sørge for, at skibet er klargjort til sejlads, og at en besætning er til rådighed under synet. Synet kan fx ikke gennemføres, hvis skibet er oplagt for vinteren, eller skibet ligger til kaj, og kun rederen er til stede.
Rederiet skal planlægge minimum en operationel øvelse, som tager udgangspunkt i årets tema. Det er rederiet, der har ansvaret for planlægning, afholdelse og udførelse af øvelsen, og den skal afspejle, hvordan rederiet arbejder med sikkerhed til dagligt.
Bemærk, at en teknisk test som fx test af alarmer ikke betragtes som en operativ øvelse. En operativ øvelse skal kunne verificere besætningens effektivitet, kommunikation, interaktion og fortrolighed med håndtering af udstyret under hensyntagen til skibets procedurer og den menneskelige faktor. En teknisk test er afprøvning af udstyr for at påvise korrekt operation og funktion af udstyret.
Rederiet skal ikke indsende skibets SMS (sikkerhedsstyringssystem) til Søfartsstyrelsen før synet, da dette vil blive drøftet og verificeret gennem stikprøvekontrol under synet. Skibets SMS skal derfor være til rådighed. Efter individuel aftale mellem Søfartsstyrelsen og rederiet kan det aftales, at dokumentation indsendes før synet. Det kan fx være resultatet af seneste interne audit af skibet og rederiet.
Skibets og besætningens certifikater og anden dokumentation fx ansættelseskontrakter skal ligeledes være til rådighed under synet.
Rederiet skal endvidere være opmærksom på, at Søfartsstyrelsen ikke udsender kontrolskemaer som forberedelse til synet.