Kursusudbyderen skal efter godkendt gennemførelse af kursus udstede et kursusbevis (med dansk og engelsk tekst) til deltageren, herunder endvidere et kursusbevis for gennemført arbejdsmiljøkursus (eksempel på kursusbevis vedlagt som bilag 3).
Beviser skal indeholde betegnelsen for kurset inkl. henvisning til den gældende uddannelsesplan, oplysninger om kursistens navn, fødselsdato samt den udstedende myndighed. Kursusbeviset kan kombineres i et enkelt bevis, hvoraf det tydeligt fremgår, hvilket kursus det drejer sig om (se eksempel i bilag 3).
Hvis kursusudbyder har givet merit på baggrund af tidligere kurser, skal der udstedes et bilag til beviset, hvoraf det fremgår, hvilke uddannelseselementer institutionen har meritgodkendt, hvilke uddannelseselementer der er gennemført samt omfanget af de enkelte uddannelseselementer angivet i timer.
Beviser med tilhørende bilag skal attesteres af institutionens ledelse.
På beviset skal det anføres, at ”Kursus er godkendt af Søfartsstyrelsen” (”Training programme approved by Danish Maritime Authority”).
Umiddelbart efter kursus indsendes en liste til Søfartsstyrelsen – Center for Søfarende og Fiskere - over kursusdeltagerne med angivelse af evalueringsresultatet (godkendt/ikke godkendt). Listen skal være påført navn, fødselsdato samt nationalitet og skal attesteres af underviseren.
Eksempel på bevis er givet i bilag 3.