1.2 Anvendelse

Kravet om kvalitetssystem gælder ved al prøveafholdelse for fritidssejlere, der er fastsat af Søfartsstyrelsen. Det er en betingelse for at kunne udbyde disse prøver, at udbyderen har etableret et kvalitetssystem, som opfylder denne standard.

Godkendelse efter denne standard giver udbyderen ret til at anføre nedenstående påtegning på kursusbeviser, brevpapir, i kursuskataloger mv.:

»Godkendt i henhold til Søfartsstyrelsens standard for kvalitetsstyring af fritidssejlerprøver«.

»Certified by Danish Maritime Authority in accordance with DMA's standard for quality management of pleasure craft examinations«.

Søfartsstyrelsen vedligeholder et register over udbydere , der er godkendt i henhold til bekendtgørelse om prøver og beviser for fritidssejlere.

3.1  Generelt

Ansvaret, beføjelserne og de indbyrdes forhold for alt personale, der leder, udfører og verificerer arbejde med indflydelse på prøvernes kvalitet, skal defineres og dokumenteres.

Personalets ansvar og beføjelser kan typisk dokumenteres i jobbeskrivelser.

3.2  Kvalitetskoordinator

Ledelsen skal udpege en person, der uden hensyn til andre opgaver skal have definerede beføjelser til at:

• opbygge, implementere og vedligeholde kvalitetssystemet og
• rapportere til ledelsen/bestyrelsen med henblik på evaluering og forbedring af kvalitetssystemet.

5.1  Generelt

Ledelsen har ansvaret for at etablere, dokumentere, implementere og vedligeholde et kvalitetssystem, der sikrer og dokumenterer, at uddannelsens formål og mål opfyldes indenfor de givne regler og retningslinjer.

5.2  Kvalitetssystemets opbygning

Det skal beskrives hvordan kravene til kvalitetssystemet opfyldes, herunder kvalitetsmålsætning og -politik samt en beskrivelse af organisation og ansvar.

Der skal findes et antal procedurer, der er i overensstemmelse med disse retningslinjer og ledelsens målsætning og politik for fritidssejlerprøver.

Procedurerne kan opdeles i følgende afsnit:

1. Formål. Kort beskrivelse af baggrund og formål med proceduren.
2. Anvendelse/omfang. Hvor, hvornår og for hvem gælder proceduren?
3. Definitioner. Forkortelser og begreber der kræver uddybende forklaring.
4. Grundlag, referencer og bilag. Referencer til nationale/-internationale bestemmelser, andre procedurer, bilag mv.
5. Registreringer.
6. Fremgangsmåde.
7. Ansvar.

7.1  Generelt

Alle processer, der direkte påvirker kvaliteten af prøveafholdelse, skal identificeres og planlægges. Det skal sikres og dokumenteres, at disse processer udføres under styrede forhold.

7.2  Procedurer

Med henblik på at sikre og dokumentere, at formål og mål for prøveafholdelse opfyldes skal der forefindes procedurer for:

• planlægning af prøveafholdelsens gennemførelse,
• evaluering, og
• bedømmelse.

Endvidere skal der forefindes procedurer for følgende aktiviteter:

• godkendelse og valg af censorer,
• procedurer for brug af udstyr (sikkerhed mv.),
• dokument- og datastyring,
• ajourføring af prøvebeskrivelser ,
• relevante sikkerhedsprocedurer (ved praktiske prøver),
• interne audits og/eller relevante kvalitetsmålinger,
• rapportering og styring af afvigelser og forbedringsforslag,
• korrigerende og forebyggende handlinger,
• registrering, certificering og bevisudstedelse,
• kvalifikationskrav til personale.